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Die Schülerbeförderungssatzungen werden durch die Landkreise und kreisfreien Städte individuell ausgestaltet. Daher sind bei dem „Fahrtkostenzuschuss“ die Fristen in der Schülerbeförderungssatzung des betreffenden Landkreises oder kreisfreien Stadt zu beachten.

Der "Fahrkostenzuschuss" wird ab Antragstellung gewährt. Der Antrag ist grundsätzlich vor einem Schuljahr zu stellen und der Schulbesuch ist nachzuweisen. Bei späterer Antragstellung bzw. bei einer vorzeitigen Beendigung des Schulbesuches wird der Zuschussbetrag entsprechend anteilig gewährt.
 
Nach Genehmigung der "Fahrkostenerstattung" kann die Abrechnung zur Erstattung der notwendigen Aufwendungen für den Schulweg erfolgen. Die Abrechnung muss für das abgelaufene Schuljahr bis zu der in der Schülerbeförderungssatzung festgelegten Frist schriftlich bei dem Landkreis oder der kreisfreien Stadt eingereicht werden. Dabei sind die entstandenen Aufwendungen für genehmigte Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu belegen und für alle anderen genehmigten Beförderungsmittel durch detaillierte Kostenaufstellung nachzuweisen.