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03.09.2020

Interessenbekundungsverfahren "Veranstaltung des Schwedenfestes der Hansestadt Wismar"

Die Hansestadt Wismar sucht einen Veranstalter für die Planung und Durchführung des "Historischen Schwedenfestes der Hansestadt Wismar".

1. Vorbemerkungen zur Hansestadt Wismar:

Die Hanse- und UNESCO-Welterbestadt Wismar ist ein wirtschaftliches und touristisches Zentrum an der Mecklenburgischen Ostseeküste. Ostsee, Hafen, Hanse, Backsteingotik und Welterbe, aber auch die ehemalige Zugehörigkeit zu Schweden sind wichtige und prägende Merkmale der Stadt, welche sich in der großen Vielfalt an Kultur-, Freizeit- und Veranstaltungsangeboten widerspiegeln. Diese Veranstaltungen werden nicht nur von der hiesigen Bevölkerung in Anspruch genommen, sondern werden auch von Touristen, Übernachtungs- und vor allem Tagesgästen in hohem Maße nachgefragt.
(Weitere Informationen unter www.wismar.de)

2. Kurzbeschreibung Schwedenfest:

Infolge der direkten Auswirkungen des Dreißigjährigen Krieges gehörte Wismar 155 Jahre lang hoheitlich zum Schwedischen Königreich. Erst zum 19. August 1903 wurde vereinbart, dass die Hansestadt Wismar zum Großherzogtum Mecklenburg-Schwerin und damit wieder zu Deutschland gehört. An diese geschichtlichen Zusammenhänge erinnert das seit den 90-er Jahren durchgeführte Schwedenfest. Die Stadt feiert, dass aus Besatzern Freunde wurden. Die Veranstaltung findet in Anlehnung an das historische Datum immer um den 19. August herum statt und dauert jeweils von Donnerstag bis zum Sonntag in dieser Woche.

Inzwischen hat sich das Fest zur Großveranstaltung entwickelt, welche sich großer Beliebtheit erfreut und deren Bekanntheitsgrad auch außerhalb von Mecklenburg-Vorpommern immer weiter wächst. Jedes Jahr besuchen mehr als 120.000 Gäste diese Veranstaltung. Das Schwedenfest wird als touristisches Event regional wie überregional und insbesondere im skandinavischen Raum und hier vor allem in Schweden sehr gut wahrgenommen.

Das Schwedenfest vereint die Präsentation der Stadtgeschichte mit einem Show- und Unterhaltungsprogramm sowie den Angeboten von Schaustellern, Händlern, Kunsthandwerkern und Gastronomen. Es wird kein Eintritt für den Besuch der Veranstaltungsflächen erhoben.

2019 wurde das 20. Schwedenfest gefeiert. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Hansestadt Wismar als Veranstalter aufgetreten. Einzelne Bereiche wurden an Partner vergeben. 2020 musste die Veranstaltung auf Grund der Corona-Pandemie ausfallen. Nach dieser Zäsur soll es ab 2021 mit einem neuen Veranstalter und einem aktualisierten Konzept weiter gehen.

3. Erwartete Leistungen:

Der Veranstalter übernimmt die Veranstaltungsleitung, Organisation und Durchführung des Schwedenfestes. Dazu gehören sowohl die  Verkaufsstände, Imbisse und Fahrgeschäfte als auch das Bühnenprogramm und das sonstige kulturelle und militärhistorische Rahmenprogramm. Einige Programmpunkte, die das Schwedenfest traditionell begleiten, werden weiterhin durch die Hansestadt Wismar durchgeführt (siehe dazu Punkt 3.5 Integration stadteigener Veranstaltungen in das Schwedenfest) und sind daher nicht Teil dieser Ausschreibung. Im einzelnen handelt es sich bei der ausgeschriebenen Leistung um die nachfolgend aufgeführten Punkte. Weitere zusätzliche Ideen können vom Bewerber in seinem Konzept vorgeschlagen werden.

3.1. Schwedenmarkt:

Der Schwedenmarkt (Volksfest) besteht bisher aus zwei Bereichen: Einem Rummel mit Fahrgeschäften, Verkaufsständen und Gastronomie am Alten Hafen und einem Markt aus Verkaufsständen und Gastronomie im Zentrum der Wismarer Altstadt. Eine Verbindung beider Teile durch dekorative oder informative Elemente ist wünschenswert (siehe dazu Punkt 5. Veranstaltungsfläche). Die Außenbestuhlung der ortsansässigen Gastronomie und von ähnlichen Anbietern von Speisen und Getränken ist auf Wunsch miteinzubeziehen. Der gemäß Sondernutzungssatzung erlaubnisfreie 1-Meter-Bereich vor den Gebäuden mit Gewerbe ist freizuhalten.

Bei der Gestaltung des Schwedenmarktes wird großer Wert auf die Authentizität in Bezug auf den historischen Hintergrund des Festes gelegt. Dies gilt sowohl für die Angebote aller Beteiligter als auch für die optische Präsentation von Verkaufswaren und Ständen. Des Weiteren ist eine sozial ausgewogene Preisgestaltung zu beachten sowie eine Einbindung von regionalen Unternehmen und ein Angebot von sowohl regionalen als auch typisch schwedischen Produkten gewünscht. Regionale und schwedentypische Produkte sollen einen deutlichen Teil des Angebotes ausmachen.

3.2. Schwedisches kulturelles Rahmenprogramm:

In die Veranstaltung werden möglichst viele Vereine und Ensembles aus Schweden eingebunden. Diese dienen zur Darstellung und Vermittlung des historischen Hintergrunds der Veranstaltung, sollen aber auch ein zeitgemäßes Bild von Schweden vermitteln. Musik-, Tanz- und Folkloregruppen aus Wismar und der Region und aus Schweden, die für das Schwedenfest gebunden werden, sollen nicht nur im Musikprogramm auf den Bühnen auftreten, sondern auch bei der Eröffnungszeremonie, bei dem historischen Umzug und an allen Tagen in der Fußgängerzone.

In den letzten Jahren erfreuten sich das historische Feldlager auf dem Marktplatz und die Vorführungen der militärhistorischen Vereine bei den Gästen des Schwedenfestes großer Beliebtheit. Die uniformierten Gruppen, das historische Lager auf dem Marktplatz und die Schlachtdarstellungen sind ein Wiedererkennungsmerkmal der Veranstaltung. Wünschenswert wäre die Fortführung dieser Tradition. Eine Alternative, die ebenfalls geeignet ist, die Geschichte der Stadt zu verdeutlichen und die Veranstaltung publikumswirksam zu gestalten und aufzuwerten, kann aber ebenfalls in Betracht gezogen werden. Großer Wert gelegt wird in jedem Fall auf die Authentizität der Darbietung.

3.3. Bühnenprogramm:

Zentraler Bestandteil des Schwedenfestes ist das Programm auf einer großen Bühne auf dem Marktplatz. Hier, aber auch auf einer Bühne im Hafen und an verschiedenen Orten im Stadtgebiet, wird dem Publikum ein attraktives Unterhaltungsprogramm geboten, das dem speziellen Charakter des Schwedenfestes Rechnung trägt.

Der Veranstalter plant, bucht, finanziert und realisiert das Programm auf der großen Bühne auf dem Marktplatz, auf der Bühne im Hafen und an verschiedenen Orten im Stadtgebiet. Umfang und Qualität des Bühnenprogramms  sollen sich an dem der letzten Jahre orientieren.

Künstler für das Bühnenprogramm werden in Absprache mit der Hansestadt Wismar gebucht und sollen spätestens vier Monate vor der Veranstaltung bekannt gegeben werden. Umfang und Qualität des Bühnenprogramms sollen sich an dem der letzten Jahre orientieren. Als Anhaltspunkt wird im folgenden das Kultur- und Veranstaltungsprogramm zum Schwedenfest 2019 als Anlage 1 beigefügt.

3.4. Feuerwerk:

Das Feuerwerk findet am Freitagabend zum Abschluss des Bühnenprogramms auf dem Marktplatz statt bzw. soll von dort zu sehen sein und und dauert mindestens 10 Minuten.

3.5. Integration stadteigener Veranstaltungen in das Schwedenfest:

Die Hansestadt Wismar führt diverse Programmpunkte in eigener Regie durch, die auch zukünftig Teil des Schwedenfestes bleiben sollen. Diese werden in die Gesamtveranstaltung integriert und zum Teil auch mitbeworben.

  • Schwedenlauf (Sonntag, Stadtgebiet)
  • Schwedenweg, historischer Festumzug (Sonntag, Altstadt)
  • Kubb-Turnier (Samstag, Altwismarstraße)
  • Schwedenmahl (Freitag, St. Georgen)
  • Krebsessen (Samstag, Zeughaus)
  • Kinderschwedenfest (Samstag, Fürstenhof)
  • begleitende Ausstellungen, Vorträge, Konzerte etc. in der Stadt

Die Eröffnungszeremonie am Freitag, 16:00 Uhr auf der Bühne am Marktplatz, wird vom Veranstalter durchgeführt. Der Ablauf wird vom  Veranstalter wegen der Beteiligung von Ehrengästen nach Vorgabe und in enger Abstimmung mit der Hansestadt Wismar durchgeführt.

3.6. Gestaltung/Dekoration:

Die Gestaltung von Verkaufsständen und anderen Aufbauten zum Schwedenfest soll ansprechend und nach Möglichkeit einheitlich sein und  in Inhalt und Charakter der Veranstaltung entsprechen. Das Schwedenfest soll sich zudem im Erscheinungsbild der Hansestadt Wismar niederschlagen. Zu diesem Zweck bemühen sich der Veranstalter und die zuständigen Stellen in der Hansestadt Wismar gemeinsam um eine Umsetzung im öffentlichen Raum und die Kooperation der Unternehmen vor Ort.

3.7. Sicherheit:

Der Veranstalter übernimmt die Betreiberpflichten entsprechend §§ 38 und 43 der Versammlungsstättenverordnung M-V und ist für die  Erstellung und Umsetzung eines Sicherheitskonzepts verantwortlich. Dieses muss möglichst früh, spätestens aber zwei Monate vor Veranstaltungsbeginn, bei der Hansestadt Wismar eingereicht werden. Angaben zu den von der Hansestadt Wismar verantworteten Programmpunkten werden ihm zugearbeitet und fließen in ein Gesamtkonzept ein.

3.8. Marketing/Öffentlichkeitsarbeit:

Das Schwedenfest ist nicht nur für die einheimische Bevölkerung von großer Bedeutung, sondern auch über Wismars Grenzen hinaus  bekannt. Gäste kommen aus der Region, aus anderen Bundesländern und sogar aus anderen Ländern, insbesondere aus dem skandinavischen Raum. Damit dies so bleibt, soll die Veranstaltung entsprechend beworben werden. Die Hansestadt Wismar unterstützt dies mit den ihr zur Verfügung stehenden Mitteln, z.B. mit der Zurverfügungstellung von kostenfreien Werbeflächen soweit vorhanden.

4. Finanzierung:

Der Veranstalter arbeitet auf eigene Rechnung. Eintritt wird nicht erhoben. Er erhält alle Vermarktungsrechte, d.h. die Konzession zur  Standvergabe, und darf in Absprache mit der Stadt Sponsoren und andere Unterstützer werben. Die Hansestadt Wismar unterstützt den Veranstalter bei der Ausrichtung der Veranstaltung in Höhe von 140.000 Euro/Jahr. Zu diesem Zweck wirbt sie ebenfalls Unterstützer, die im Rahmen des Schwedenfestes präsentiert werden, z.B. auf einem Teil der Fahnenmasten auf dem Marktplatz.

5. Veranstaltungsflächen:

Als Veranstaltungsflächen stehen hauptsächlich der Marktplatz, die Fußgängerzone in der Altstadt (d.h. Hinter dem Rathaus, Krämerstraße und Am Markt) sowie der Bereich des Alten Hafens zur Verfügung (siehe Anlage 2). Eine Nutzung zusätzlicher Flächen, z.B. im Bereich des Ziegenmarktes oder im Holzhafen ist in Absprache mit der Stadt möglich. Wünschenswert ist eine Gestaltung oder Nutzung der Breiten Straße zur Schaffung einer verbindenden Achse zwischen den Bereichen.

Aufgrund aktueller und anstehender Baumaßnahmen sowie der örtlichen Gegebenheiten muss die exakte, zur Verfügung stehende Fläche jährlich mit der Hansestadt Wismar abgestimmt werden. Der  Veranstalter ist verantwortlich für die rechtzeitige Beantragung aller öffentlich-rechtlichen Genehmigungen und Gestattungen, auch wenn die Zuständigkeit für die Erteilung bei der Hansestadt Wismar liegt (z.B. Abnahme fliegender Bauten, Baugenehmigungen, Sondernutzungsgenehmigungen, verkehrsrechtliche Anordnungen für Straßensperrungen).

Die Hansestadt Wismar verzichtet auf die Erhebung von Sondernutzungsgebühren für die Veranstaltungsflächen. Die Befreiung von der Sondernutzungsgebühr hat aber keine  Auswirkung auf andere Gebühren oder Forderungen Dritter. Diese sind durch den Veranstalter direkt zu begleichen.

6. Nachhaltigkeit:

Die Hansestadt Wismar legt Wert auf eine nachhaltige Durchführung der Veranstaltung. Deshalb soll das Konzept und seine Umsetzung folgende Punkte berücksichtigen: die Verwendung von Mehrweg und kompostierbarem Geschirr und die Vermeidung von Müll, insbesondere Verpackungsmüll.

7. Allgemeines:

  • Der Bewerber legt seine eigenen Vorstellungen in einem Konzept schriftlich dar. Das Konzept beinhaltet Schausteller- und Gastronomiekonzepte, Ver- und Entsorgungskonzepte, Angaben über die Nutzung der Flächen, und einen detaillierten Finanzierungsplan. Veränderungen bzw. Aktualisierungen des einzureichenden Konzeptes werden vor der Ausführung einvernehmlich mit der Hansestadt Wismar geklärt.
  • Dem Konzept werden nachvollziehbare Referenzen der letzten fünf Jahre unter Angabe der Kontaktdaten und des Ansprechpartners angefügt, welche die vorhandenen Erfahrungen des Partner mit Großveranstaltungen dieser Art hinreichend belegen.
  • Der beigefügte Vertrag ist mit der Bewerbung unterschrieben einzureichen.
  • Bietergemeinschaften bzw. Subunternehmer/ Nachunternehmer sind ausdrücklich zugelassen. Bei Zusammenschluss von Bietergemeinschaften ist eine Erklärung der Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft vorzulegen.
  • Der Veranstalter hat weiterhin nachzuweisen, dass er seinen Verpflichtungen gegenüber Finanzämtern, Sozialversicherungsträgern etc. nachkommt. Unter diesem Gesichtspunkt bitten wir um die Übergabe von Kopien folgender Dokumente:
    • aktuelles Führungszeugnis zur Vorlage bei Behörden (nicht älter als drei Monate vom Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Interessenbekundung an)
    • aktuelle Negativbescheinigung des Finanzamtes
    • aktueller Nachweis über die Zahlung von Berufsgenossenschaftsbeiträgen
    • aktueller Nachweis über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
    • aktueller Nachweis über eine Veranstalterhaftpflichtversicherung

8. Abgabe der Unterlagen:

Wir bitten um Zusendung oder Abgabe der Unterlagen in dreifacher Ausfertigung bis zum 15.10.2020:

Hansestadt Wismar
Rechtsamt
Vergabestelle
Am Markt 1, 23966 Wismar

Die persönliche Abgabe ist montags bis freitags von 06.00 bis 16.30 Uhr beim Pförtner des Rathauses möglich. Außerhalb der Öffnungszeiten können Angebote in den Nachtbriefkasten des Rathauses eingeworfen werden. Bitte vermerken Sie in Ihrem Anschreiben in der Betreffzeile "Bewerbung Schwedenfest".

Rückfragen sind möglich per E-Mail an teberlein@wismar.de.

9. Weitere Vorgehensweise:

Die eingereichten Unterlagen der Bewerber wird die Hansestadt Wismar nach folgender Gewichtung bewerten: 50 Prozent Erfüllung und Qualität der geforderten Leistungen, 2 Prozent Unternehmensbeschreibung, insbesondere vorhandene Referenzen, 25 Prozent kreative und innovative Qualität des Konzeptes. Nach Maßgabe dieser Prüfung werden ein oder mehrere Bewerber eingeladen, voraussichtlich in der 44. Kalenderwoche 2020, eine Präsentation durchzuführen.

In der Präsentation soll der Bieter sein eingereichtes Grundkonzept persönlich vorstellen und erläutern. Jeder Bieter erhält 30 Minuten Präsentationszeit. Im Anschluss daran hat sich der Bieter für einen weiteren Zeitraum von 20 Minuten der Befragung der Beteiligten der Hansestadt Wismar (bezüglich der Präsentation) zu stellen. Die Präsentation wird nicht gesondert vergütet. Sie ist ein unabdingbarer Bestandteil des Angebotes.

Die Hansestadt Wismar behält sich ausdrücklich vor, das Verfahren bei unzufrieden stellenden Bewerbungen ohne Entscheidung abzubrechen, die Interessenten zur Nachbesserung aufzufordern oder neue Bewerber zuzulassen. Kostenerstattungsansprüche bestehen nicht.

Die Interessenten erklären, dass sie geistige Eigentümer des eingereichten Konzeptes und der Unterlagen sind und im Erfolgsfall die weitere Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung zu den darin getroffenen Aussagen annehmen. Eine Weiterentwicklung des eingereichten Konzeptes gemeinsam mit den zuständigen Stellen in der Verwaltung gehört bei Bedarf zu den Aufgaben des Veranstalters. Nach erfolgten Detailabsprachen zwischen der Hansestadt Wismar und dem ausgewählten Veranstalter wird ein Vertrag für vorerst ein Jahr abgeschlossen. Bei guter Zusammenarbeit ist eine Verlängerung der Vertragsbeziehung um zwei Jahre gewünscht.

Anlage 1:

Programm des Schwedenfestes 2019 (Kultur- und Veranstaltungsprogramm) (PDF, 4,2 MB)

Anlage 2: 

Flächenpläne mit Sondernutzungsflächen (PDF, 4,7 MB)

Anlage 3:

Hinweise zur Aufstellung von fliegenden Bauten in Wismar (PDF, 118 kB)

Vertrag Schwedenfest (PDF, 63 kB)

Quelle: Vergabestelle

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Rechtsamt
Am Markt 12/13
23966 Wismar
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Telefon: 03841 22400-11
Fax: 03841 251-777-1084
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