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Die Hansestadt Wismar sucht einen Veranstalter für die Organisation und Durchführung der Wismarer Hafentage.


Die Hansestadt Wismar sucht im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens einen Veranstalter für die Organisation und Durchführung der Wismarer Hafentage 2017 bis 2019.


Vorbemerkungen und Beschreibung der Wismarer Hafentage:


Wismars Alter Hafen lädt alljährlich zum Hafengeburtstag ein. Erstmalig am 4.1.1211 urkundlich in Capua mit zwei Koggenliegeplätzen erwähnt, war der Hafen über die Jahrhunderte Dreh- und Angelpunkt der bewegten Geschichte Wismars, hat sich stetig verändert und wurde den jeweiligen Bedürfnissen der Zeit angepasst. Doch eines blieb weitgehend unverändert, nämlich die Form und Lage der Kaikante. Heute ist der Hafen wirtschaftlicher Motor und touristischer Anziehungspunkt einer sich ständig weiterentwickelnden Stadt. Wismarer und ihre Gäste flanieren hier und genießen die maritime Atmosphäre.

Seit 1992 feiert die Stadt in jedem Sommer ihren Hafen mit einem großen Volksfest, denn am 17. Juni 1991 wurde der Hafen wieder Eigentum der Stadt. 2017 wird der Alte Hafen zum 26. Mal den Ansturm von Tausenden Besuchern während der Hafentage erleben. Musikbühnen, Riesenrad und Karussells, Jahrmarkttreiben, Handwerker und Kunstschaffende sorgen für abwechslungsreiche Tage an der Kaikante. Alte Traditionssegler, wie der Segelschoner “Atalanta“ und der Nachbau der Poeler Kogge, die “Wissemara“, laden zu spannenden Ausfahrten in die Wismarbucht ein. Eine Reihe von Programmpunkten hat sich im Laufe der Jahre etabliert, deren Fortbestand gewünscht wird. Dazu zählt zur Eröffnung der Hafentage der Fassumzug, bei dem zwei Fässer mit Wismarer Mumme, dem klassischen Bier der Hansestadt, auf einer Karre durch die Stadt zum Hafen gerollt werden, das Drachenbootrennen, das sich in Wismar großer Beliebtheit erfreut, mehrere Regatten, die in Zusammenarbeit mit lokalen Partnern gestaltet werden, und ein Bühnenprogramm unter Berücksichtigung überregionaler, aber auch regionaler Künstler. Der absolute Höhepunkt der drei Tage ist regelmäßig der Samstag, wenn der Abend gegen 23.00 Uhr mit einem Höhenfeuerwerk vor der maritimen Kulisse des Hafens und der Wismarbucht ausklingt.

Örtlichkeit:

Die Hafentage der Hansestadt Wismar finden im Fußgängerbereich östlich des Alten Hafens statt, zwischen Wasserstraße und Hafenspitze und wasserseitig im Alten Hafen selbst. Wegen aktuellen und anstehenden Baumaßnahmen im Bereich Alter Hafen muss die exakte Fläche in jedem Jahr mit der Hansestadt Wismar abgestimmt werden.

Dauer und Öffnungszeiten:

Die Hafentage finden jährlich in der ersten Hälfte des Juni statt. Die genauen Termine und Öffnungszeiten sind mit der Hansestadt Wismar abzustimmen.

Grundlegende Bedingungen:

Die Hansestadt Wismar erwartet von dem Veranstalter, dass er eigenverantwortlich die folgenden Leistungen erbringt, sowie die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt.

  • Der Veranstalter arbeitet auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko. Er ist verantwortlich für die Beschaffung der notwendigen Genehmigungen und Gestattungen.

  • Der Veranstalter wirbt eigenverantwortlich Schausteller, Händler und Künstler, wobei es, neben der Vermeidung eines Überangebots und einer ausgewogene Mischung, vor allem auf einen maritimen Charakter der Veranstaltung ankommt. Waren sind kundenfreundlich zu präsentieren und mit Preisschildern auszustatten. Händlerkennzeichnungen an den Ständen sind obligatorisch. Die Standgenehmigungen, Mietverträge und Durchführungsanweisungen erstellt der Veranstalter.

  • Die Preisgestaltung soll sozial ausgewogen sein. Die Hansestadt Wismar behält sich ein Letztentscheidungsrecht bei der Auswahl der Stände und anderer beteiligten Personen oder Firmen vor.

  • Es wird ein maritim geprägtes Rahmenprogramm erwartet. Zu diesem gehört auf jeden Fall die Präsentation von historischen Schiffen und Behördenschiffen.

  • Bestimmte Programmpunkte sind etablierte Bestandteile der Hafentage und sollen auch weiterhin statt finden, insbesondere das Höhenfeuerwerk, der historische Fassumzug zur Eröffnung, ein musikalisches Bühnenprogramm, sowie eine oder mehrere Regatten unter Einbeziehung der Traditionsschiffe. Außerdem soll das Drachenbootrennen in Zusammenarbeit mit dem Wismarer Unternehmen Mare-Event durchgeführt und das Opti-Panic-Race, organisiert vom Yachtclub Wismar 61 e.V., eingebunden werden.

  • Die Bewerbung der Hafentage übernimmt der Veranstalter. Die Hafentage sind als Veranstaltung überregional bekannt und beliebt. Diese Popularität ist zu erhalten und weiter zu entwickeln.

  • Die Suche nach Sponsoren bleibt dem Veranstalter überlassen.

  • Der Veranstalter ist verantwortlich für einen reibungsfreien Ablauf der Veranstaltung. Dazu gehören insbesondere die Einhaltung von Flächen und Öffnungszeiten, und das Sorgen für Sauberkeit, Sicherheit und Ordnung auf dem Gelände.

  • Es ist ein detailliertes Sicherheitskonzept vorzulegen, das auch die Auf- und Abbauphase beinhaltet und die nächtliche Sicherheit.

  • Der Veranstalter trägt die Kosten und organisiert die notwendigen Maßnahmen für die Ver- und Entsorgung mit, bzw. von Wasser, Strom, Abwasser und Müll. Zusätzlich hat er täglich für die professionelle Reinigung der gesamten betroffenen Fläche zu sorgen. Alle mobilen Kabel- und Schlauchführungen sind ordnungsgemäß abzudecken.

  • Der Veranstalter verbindet seine eigenen Vorstellungen mit den Forderungen der Hansestadt Wismar und legt diese in einem Konzept dar. Dem Konzept werden nachvollziehbare Referenzen beigefügt, welche die vorhandenen Erfahrungen mit Großveranstaltungen dieser Art hinreichend belegen. Das Konzept beinhaltet verbindliche und nachvollziehbare Angaben zum kulturellen Rahmenprogramm, der geplanten Einbindung von Schaustellern und Gastronomen, ein Sicherheitskonzept, ein Ver- und Entsorgungskonzept, einen Reinigungsplan und ein Finanzierungskonzept.

  • Der Veranstalter hat nachzuweisen, dass er seinen Verpflichtungen gegenüber Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern etc. nachkommt. Unter diesem Gesichtspunkt sind Kopien folgender Dokumente vorzulegen:

    • Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als drei Monate vom Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Interessenbekundung an)

    • Aktuelles Führungszeugnis zur Vorlage bei Behörden (nicht älter als drei Monate vom Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Interessenbekundung an)

    • Aktuelle Negativbescheinigung des Finanzamtes

    • aktueller Nachweis über die Zahlung von Berufsgenossenschaftsbeiträgen

    • aktuelle Schufa- oder Creditreform- Selbstauskunft (nicht älter als drei Monate vom Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Interessenbekundung an)

    • aktueller Nachweis über eine Veranstalterhaftpflichtversicherung


Abgabe der Unterlagen:

Wir bitten um Zusendung oder Abgabe der Unterlagen in dreifacher Ausfertigung bis zum 01.11.2016:

Hansestadt Wismar
Amt für Zentrale Dienste
Abt. Recht und Vergabe

Am Markt 1 , 23966 Wismar

Die persönliche Abgabe ist montags bis freitags von 06:00 - 21:00 Uhr beim Pförtner des Rathauses möglich. Außerhalb der Öffnungszeiten können Angebote in den Nachtbriefkasten des Rathauses eingeworfen werden. Bitte vermerken Sie in Ihrem Anschreiben in der Betreffzeile „Bewerbung um Veranstaltung der Wismarer Hafentage“.

Bitte beachten Sie die Terminstellung zum 01.11.2016. Bei Postversand gilt das Datum des Poststempels. Alle eingereichten Unterlagen gehen in das Eigentum der Hansestadt Wismar über. Das Urheberrecht bleibt hierbei unberührt. Die Hansestadt Wismar ist berechtigt, die Konzepte in Abstimmung mit dem Bewerber zu veröffentlichen, auszustellen oder Dritten zur Verfügung zu stellen. Rückfragen richten Sie bitte an Frau Eberlein (Telefon 03841 – 251 1320) oder Frau Hellwig (Telefon 03841 – 251 1321) oder per Mail an TEberlein@wismar.de.

Weitere Vorgehensweise:

Die eingereichten Unterlagen der Bewerber wird die Hansestadt Wismar auf Grundlage geltenden Rechts und den angeführten Erwartungen bewerten. Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines Bewerbers sind gleichermaßen die Qualität des eingereichten Konzepts als auch die jeweils prognostizierten finanziellen Auswirkungen für die Hansestadt Wismar. Mit dem ausgewählten Bewerber wird ein separater Vertrag abgeschlossen. Die Hansestadt Wismar behält sich ausdrücklich vor, das Verfahren bei unzufrieden stellenden Bewerbungen ohne Entscheidung abzubrechen, die Interessenten zur Nachbesserung aufzufordern oder neue Bewerber zuzulassen. Kostenerstattungsansprüche bestehen nicht. Die Interessenten erklären, dass sie geistige Eigentümer des eingereichten Konzeptes der Unterlagen sind und im Erfolgsfall die weitere Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung zu den darin getroffenen Aussagen annehmen. Bei bewährter Zusammenarbeit ist eine Verlängerung der Vertragsbeziehung möglich.

Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.


23.09.2016 
Quelle: Amt für Tourismus, Presse und Stadtmarketing