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Bis zum 30. Januar eines Jahres teilt eine Schule der Bewilligungsbehörde (Bildungsministerium) zunächst formlos mit, dass sie einen Austausch plant und in welcher Höhe Fördermittel benötigt werden. Der formale Antrag muss der Bewilligungsbehörde spätestens zwei Monate vor der geplanten Maßnahme vorliegen. Die dem Zuwendungszweck entsprechende Verwendung der Zuwendung ist vom Zuwendungsempfänger innerhalb von zwei Monaten nach Ablauf der Maßnahme der Bewilligungsbehörde nachzuweisen.