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Bis zum 15. Januar eines Jahres teilt eine Schule der Bewilligungsbehörde (Bildungsministerium) zunächst formlos mit, dass sie einen Austausch plant und in welcher Höhe Fördermittel benötigt werden. Der formale Antrag muss der Bewilligungsbehörde dann spätestens sechs Wochen vor der Maßnahme vorliegen. Die Maßnahme ist spätestens vier Wochen nach der Maßnahme durch den Zuwendungsempfänger bei der Bewilligungsbehörde abzurechnen.