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Die Verwendung ausländischer Urkunden in Deutschland kann von einer Beglaubigung abhängig sein. Sie brauchen entweder eine "Legalisation" der deutschen Auslandsvertretung (deutsche Botschaften und Konsulate im Ausland) oder eine "Apostille" der jeweils zuständigen ausländischen Behörde. Beglaubigt werden können nur öffentliche Urkunden, wie beispielsweise gerichtliche und notarielle Urkunden, Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden, Personenstandsurkunden oder private Urkunden (z. B. Vollmachten, Arbeitsbescheinigungen, Kaufverträge) oder Übersetzungen, die von einem Notar beurkundet wurden.

Ob eine Legalisation oder eine Apostille erforderlich ist oder ob die ausländische Urkunde auch ohne weiteren Nachweis als echt anerkannt wird, entscheidet die Behörde in Deutschland, bei der die Urkunde verwendet werden soll.

Einigen deutschen Auslandsvertretungen fehlt aufgrund der Verhältnisse im jeweiligen Land die Möglichkeit, Urkunden ausreichend überprüfen zu können. Davon hat das Auswärtige Amt Kenntnis. Die im Ausland tätigen deutschen Konsularbeamten können aber im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden im Einzelfall eine eingeschränkte Überprüfung vornehmen. Deutsche Behörden oder Gerichte, die Urkunden aus einem dieser Länder benötigen (etwa für die Anmeldung zur Eheschließung oder die Nachbeurkundung der im Ausland geschlossenen Ehe) können eine solche Überprüfung verlangen. Die Überprüfungskosten müssen aber vom Urkundeninhaber getragen werden.

Abweichend davon bestehen im Bereich des Personenstandswesens völkerrechtliche Verträge zwischen Deutschland und anderen Staaten (Bilaterale völkerrechtliche Verträge), in welchen vereinbart ist, dass zwischen den Staaten bestimmte Urkunden nicht legalisiert oder nur zwischenbeglaubigt werden müssen. Außerdem besteht das Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC), wonach Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem Vertragsstaat (CIEC-Übereinkommen) nach einem bestimmten Muster ausgestellt wurden, in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit sind.